Rimborso spese straordinarie: come chiederlo, passo per passo

Come si chiede il rimborso di una spesa straordinaria?

La richiesta segue un ordine semplice: leggere cosa prevede il provvedimento, raccogliere i documenti, calcolare la quota, inviare una richiesta scritta che lasci una prova di ricezione, attendere la risposta e registrare il pagamento. I tempi indicati nella guida sono quelli delle linee guida del Tribunale di Milano, usati qui come riferimento. Non sono una scadenza di legge.

Attenzione. I termini di 10, 30 e 15 giorni valgono solo se l'accordo di separazione o divorzio li richiama, o se il tribunale li applica nel provvedimento. Se non succede, restano un riferimento di buona pratica. Il vostro provvedimento prevale sempre.

Cosa controllare prima di scrivere?

Il primo passo è leggere l'accordo o il provvedimento. Servono quattro informazioni: se la voce di spesa è citata, in quale percentuale si divide, se serve il consenso preventivo e se sono indicati dei tempi.

Il secondo passo è capire se la spesa richiedeva il consenso dell'altro genitore. L'elenco delle spese straordinarie riporta, voce per voce, cosa dicono le linee guida di Milano. Se serviva il consenso e non c'è stato, il rimborso può essere contestato. Non è però perso in automatico: per la Cassazione (ordinanza n. 14564 del 2023) la mancanza di consenso preventivo non fa perdere automaticamente il diritto alla quota, e il giudice valuta se la spesa risponde all'interesse del figlio.

Quali documenti servono per chiedere il rimborso?

Le linee guida di Milano indicano che ogni spesa va documentata. In pratica conviene raccogliere:

• la fattura o la ricevuta, con data, importo e descrizione della prestazione;
• la prova del pagamento, meglio se tracciabile, come bonifico o estratto conto;
• la prescrizione medica, quando la spesa sanitaria la richiede per rientrare tra quelle senza consenso;
• la richiesta di consenso inviata prima della spesa e l'eventuale risposta;
• il provvedimento o l'accordo, per indicare la clausola e la percentuale.

Un conto dedicato semplifica la prova dei pagamenti: ne parla l'articolo sul conto corrente per le spese dei figli.

Come si calcola la quota da chiedere?

Si applica la percentuale prevista dal provvedimento all'importo documentato. Se la percentuale è il 50% di una spesa di 800 euro, la quota è di 400 euro. Se invece il provvedimento fissa un riparto diverso, o richiama un criterio proporzionale al reddito, si usa quello. Lo strumento ripartizione spese aiuta a fare il conto.

Cosa scrivere nella richiesta?

La richiesta deve essere chiara, breve e verificabile. Indicare:

• il riferimento al provvedimento o all'accordo e alla clausola sulle spese;
• la descrizione della spesa, la data e l'importo totale;
• la percentuale applicata e la quota richiesta;
• l'elenco dei documenti allegati;
• il termine entro cui si chiede il pagamento, quello previsto dal provvedimento;
• le modalità di pagamento, con l'IBAN o il conto su cui accreditare.

Esempio con dati inventati, da adattare al proprio caso:

Oggetto: richiesta di rimborso della quota di una spesa per il figlio. Con la presente si chiede il rimborso del 50% della spesa sostenuta il 12 marzo per le cure ortodontiche del figlio, di 1.200 euro complessivi, secondo quanto previsto dalla clausola dell'accordo sulle spese straordinarie. La quota richiesta è di 600 euro. Si allegano fattura e prova di pagamento. Il rimborso è richiesto entro il termine indicato nel provvedimento, sul conto di cui si indica l'IBAN. Data e firma.

Lo strumento lettera di rimborso prepara un testo simile con i dati della spesa.

Come si invia la richiesta?

Le linee guida di Milano del 2025 chiedono una modalità idonea a dimostrare che l'altro genitore ha ricevuto i documenti. La versione del 2017 citava come esempi la raccomandata e l'email con prova di avvenuta ricezione. Una chat può restare come traccia, ma per la richiesta formale è prudente scegliere un mezzo che documenti la consegna. Per le prove nelle conversazioni, vedere l'articolo su WhatsApp e prove delle spese.

Quali sono i termini delle linee guida di Milano?

Il testo non precisa da quando decorrono i 30 giorni. Le linee guida nazionali degli Osservatori sulla giustizia civile del 2017 li riferiscono alla data della spesa. Anche i termini cambiano da un documento all'altro: quelle linee guida prevedono 30 giorni, non 15, per il rimborso.

Il contatore dei termini è lo strumento contatore giorni: calcola le scadenze 10, 30 e 15 a partire dalle date della spesa e della richiesta.

Cosa succede dopo la richiesta?

Ci sono tre esiti.

1. L'altro genitore paga. Conservare la prova del versamento e archiviare la pratica con i documenti.
2. L'altro genitore oppone un dissenso motivato. Leggere le ragioni. Per la Cassazione (ordinanza n. 5059 del 2021) chi non ha concordato la spesa rimborsa la sua quota salvo che abbia opposto in tempo validi motivi di dissenso, e se il contrasto resta il giudice valuta l'interesse del figlio e la sostenibilità della spesa. Si può rispondere per iscritto, proporre un accordo parziale o chiedere un confronto, anche con mediazione familiare.
3. L'altro genitore non risponde. Conviene inviare un sollecito scritto, sempre con prova di ricezione, e poi valutare i passi successivi con un avvocato. L'articolo ex non paga le spese straordinarie descrive le strade possibili.

Nel caso deciso dalla Cassazione con l'ordinanza 5059 del 2021, il genitore che aveva anticipato le spese aveva ottenuto un decreto ingiuntivo, cioè un provvedimento del giudice che ordina il pagamento di una somma sulla base di documenti. È una possibilità, non una procedura da avviare senza consiglio legale.

Cosa conservare, e per quanto tempo?

Conservare in un'unica cartella, cartacea o digitale:

• provvedimento o accordo, con la clausola sulle spese evidenziata;
• fatture, ricevute e prove di pagamento;
• richieste di consenso, risposte e dissensi;
• richieste di rimborso con la prova di ricezione;
• prove dei pagamenti ricevuti.

Per quanto tempo conservare i documenti dipende dai tempi per far valere un credito, che vanno verificati con un avvocato. Nel dubbio non buttare nulla.

Cosa fare adesso

1. Leggere la clausola sulle spese straordinarie nel provvedimento o nell'accordo.
2. Raccogliere fattura, prova di pagamento e, se serve, prescrizione.
3. Calcolare la quota con lo strumento ripartizione spese.
4. Inviare la richiesta con lo strumento lettera di rimborso, scegliendo un mezzo che dimostri la ricezione.
5. Segnare le scadenze con il contatore giorni e archiviare ogni risposta.